Quand sont mises à jour les classes sur Dokeos?

De Wikitic

Sommaire de la FAQ

Mise à jour des classes Dokeos

La mise à jour des classes a lieu en 2 temps:

  • toutes les heures: les comptes nouvellement activés sont ajoutés dans les classes Dokeos correspondant aux groupes Adonis.
  • toutes les nuits: l'ensemble des classes est mis à jour. Les nouveaux étudiants sont également ajoutés (si jamais ils n'ont pas été pris en compte dans les autres mises à jour).

Comment sont faites les mises à jour des comptes en fonction des informations d'Apogée?

Tout d'abord, les données ne sont pas reprises d'Apogée mais d'Adonis, l'annuaire de l'université. Ce dernier récupère des informations issues d'Apogée (tout n'est pas repris) et elles sont ensuite réutilisées sur Dokeos.

  • Lorsqu'un étudiant fait une inscription administrative, son compte est mis à jour au niveau des informations personnelles et de sa date d'expiration (au 31 décembre de l'année N+1). En aucun cas ici les UE ne sont mises à jour. Seul le diplôme est actualisé (il passe de L1 en L2 par exemple).
  • Lorsqu'un étudiant fait son inscription pédagogique et que les secrétariats entrent ces informations dans Apogée, celles-ci sont reprises dans l'annuaire Adonis. A partir de là, les UE sont mises à jour et celles de l'année précédente sont supprimées. Les informations dans Dokeos sont alors totalement à jour.

Suppression des anciens étudiants

Entre juillet et septembre, les classes sont plus ou moins faussées à cause des réinscriptions. De ce fait, les étudiants ne sont pas supprimés des anciennes classes ce qui augment le nombre d'étudiants dans une classe qui ne correspond pas à la réalité.

Par exemple, un étudiant s'inscrit en 2010-2011 en L1 STAPS. Il appartient donc à cette classe pendant toute l'année scolaire 2010-2011.

En juillet 2011, il se réinscrit pour 2011-2012, mais cette fois en L2 STAPS.

Pendant la période juillet~septembre 2011, il sera inscrit à la fois en L1 STAPS et en L2 STAPS.


A partir du 1er septembre, les inscriptions sont mises à jour et les anciennes inscriptions sont supprimées.

Dans notre exemple, l'étudiant est alors uniquement inscrit en L2 STAPS.

D'où viennent les informations sur les classes?

Les informations ne sont prises QUE de l'annuaire de l'université. En aucun cas, un lien direct est fait entre Dokeos et Apogée. C'est l'annuaire (Adonis) qui récupère certaines informations qui sont ensuite reprises dans Dokeos.

Que peut-on trouver comme classe?

Les classes représentent plusieurs choses:

  • tous les groupes de l'annuaire
  • les diplômes d'Apogée qu'on retrouve dans l'annuaire
  • certaines UE si les inscriptions pédagogiques sont faites dans Apogée. Tant qu'aucune inscription pédagogique d'une UE n'est faite, cette UE n'apparait pas dans les données de l'annuaire et donc n'apparait pas dans Dokeos.

Exemple de création et de mise à jour de compte

Un nouvel étudiant vient s'inscrire en L1 pour l'année scolaire 2010/2011. Il n'est pas connu de l'université, son compte est donc à créer.

  • il fait son inscription administrative le 10 juillet 2010 à 10h30. Son compte est alors créé dans Adonis moins de 5 minutes après son inscription administrative et il est ajouté dans Dokeos l'heure suivante soit à 11h00. A partir de là, il a accès aux cours où la classe L1 est inscrite.
  • il fait son inscription pédagogique le 20 septembre 2010 et le secrétariat met ces informations dans Apogée. Il est inscrit aux UE1L1 et UE2L1. Dans la nuit du 20 au 21 septembre, les informations sont reprises dans Adonis et dans Dokeos. Au niveau de Dokeos, l'étudiant est alors inscrit dans tous les cours où sont inscrites les classes UE1L1, et UE2L1.

Fin de l'année scolaire, l'étudiant passe en L2. L'étudiant s'inscrit alors en L2 pour l'année 2011/2012. Au 1er juillet, l'annuaire de l'université est mis à jour, toutes les inscriptions aux UE sont supprimées.

  • il fait son inscription administrative le 20 juillet 2011, les informations sur le diplôme uniquement sont mises à jour (coté "Apogée") ainsi que la date d'expiration qui est mises à jour au 31 décembre 2013. Au niveau de Dokeos, il est vu comme un étudiant de L2 et il est supprimé des UE1L1 et UE2L2 (une vérification de la date d'inscription et l'année scolaire est faite).
  • il fait son inscription pédagogique le 15 septembre 2011 et le secrétariat met ces informations dans Apogée. Il est alors inscrit aux UE3L2 et UE4L2. Dans la nuit du 15 au 16 septembre, les informations sont mises à jour dans Adonis et dans Dokeos. Au niveau de Dokeos, l'étudiant est ajouté aux classes UE3L2 et UE4L2. L'ensemble des inscriptions est alors à jour pour cet étudiant.

Si un étudiant n'est pas réinscrit administrativement au 1er septembre, il est automatiquement supprimé de l'ensemble des classes de Dokeos et uniquement au niveau de Dokeos. Les informations dans l'annuaire ne sont pas modifiées (elles l'ont été au 1er juillet). En étant désinscrit des classes, il l'est également des cours où ces classes ont été ajoutées. En revanche, s'il fait son inscription administrative après le 1er septembre, alors les informations sont mises à jour comme s'il faisait une réinscription administrative "classique" (avant le 1er septembre). Il ne perd les inscriptions aux classes Dokeos qu'entre le 1er septembre et la date de sa réinscription administrative.

Une question sur les mises à jour qui semblent incorrectes?

Dans ce cas, utilisez la plate-forme d'assistance http://sos.di.u-psud.fr en indiquant:

  • le code du cours
  • un exemple d'étudiant(s) qui devrai(en)t être dans le cours (si possible)
  • un exemple d'étudiant(s) qui ne devrai(en)t plus être dans le cours
  • le ou les noms des classes Dokeos problématiques

Sans ces informations, aucune vérification ne pourra être faite.